Tietosuoja

ASIAKASREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

Henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.

Päivitetty 24.5.2018

 

1. Rekisterin ylläpitäjä

FINEQ INTERNATIONAL OY

Ensolantie 2

80710 Lehmo

Suomi / Finland

Y-tunnus: 2726485-8

 

2. Rekisteriasioiden yhteystieto

FinEq:n Toimitusjohtaja Ville Hämäläinen

ville.hamalainen@fineq.fi

+358 50 556 3977

 

3. Rekisterin nimi

FinEq International Oy:n Asiakasrekisteri

 

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on yrityksen oikeutettu etu asiakassuhteen ja/tai sopimuksen täytäntöönpaneminen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on:

  • tuotteidemme ja palveluidemme toimittaminen ja kehittäminen esimerkiksi kyselytutkimuksella
  • sopimus- ja muiden lupaustemme ja velvollisuuksiemme täyttäminen
  • asiakassuhteemme hoitaminen
  • palvelun ylläpidon suorittamat tutkimus- ja tilastointitarkoitukset
  • mainonnan kohdentaminen yhtiömme omissa ja muiden tahojen verkkopalveluissa

Käytämme automaattista profilointia tunnistamaan rekisteröityjen henkilöprofiileja, verkkokäyttäytymistä ja hankintahistoriaa. Käytämme näitä tietoja markkinoinnin kohdentamisessa ja palvelujen kehittämisessä.

 

5. Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme asiakasrekisterin yhteydessä seuraavia asiakkaan tai muun rekisteröidyn henkilötietoja:

  • rekisteröidyn perustiedot kuten nimi*, asiakasnumero*, käyttäjätunnus ja/tai muu yksilöivä tunniste*, salasana*
  • rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite*, puhelinnumero*, osoitetiedot*
  • yritystä/yhdistystä ja yrityksen/yhdistyksen yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus*, yhdistysrekisterinumero* ja yhteyshenkilöiden nimet* sekä yhteystiedot*
  • asiakkuutta ja sopimusta koskevat tiedot kuten tiedot menneistä ja voimassaolevista sopimuksista sekä tilauksista
  • muut asiointitiedot, kuten sähköiset laskutustiedot sekä sähköinen viestintä
  • henkilöprofiili ja verkkokäyttäytyminen

Tähdellä (*) merkittyjen henkilötietojen antaminen on edellytys sopimussuhteemme ja/tai asiakassuhteemme syntymiselle Ilman tarvittavia henkilötietoja emme voi toimittaa tuotetta ja/tai palvelua.

 

6. Mistä saamme tietoja?

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa. Tällainen tietojen päivittäminen suoritetaan manuaalisesti tai automaattisin keinoin.

 

7. Kenelle luovutamme ja siirrämme tietoja sekä siirrämmekö tietoja EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita. Olemme ulkoistaneet IT-hallintaa ulkopuolisille palveluntarjoajille, joiden hallinnoimalla ja suojaamalle palvelimelle henkilötietoja tallennetaan. Olemme huolehtineet alihankkijoidemme kanssa tietosuojastanne laatimalla henkilötietojen käsittelyn osalta käsittelysopimukset. Joissain tapauksissa henkilötietoja voidaan luovuttaa EU:n/ETA:n ulkopuolelle, kuten Yhdysvaltoihin ja Venäjälle. Tietojen luovutus riippuu asiakkaan ostamasta palvelusta, jonka sopimuksessa viitataan tarkemmin minkälaisesta luovutuksesta on kyse ja mihin niitä luovutetaan. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä asianmukaisista suojatoimista. Me käytämme EU:n hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita tai muita EU:n komission hyväksymiä siirtomenettelyitä.

 

8. Miten suojaamme tiedot ja miten pitkään niitä säilytämme?

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain ne työntekijämme, joilla työnsä puolesta on oikeus käsitellä asiakastietoja. Kullakin käyttäjällä on oma käyttäjätunnus ja salasana järjestelmään. Tiedot kerätään tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa ja tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta nimetyt henkilöt.

Säilytämme henkilötietoja 3 kuukautta sopimuksen irtisanomisesta sekä kirjanpitolainsäädännön mukaisesti laskutietoja 6 vuotta laskun kirjaamisajankohdan myötä.

Arvioimme tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Tämän lisäksi huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteensopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

 

9. Mitkä ovat Teidän oikeutenne rekisteröitynä?

Rekisteröitynä Teillä on oikeus tarkastaa itseäsi koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista. Teillä on myös oikeus peruuttaa suostumuksenne tai muuttaa sitä.

Rekisteröitynä Teillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti (25.5.2018 lukien) oikeus vastustaa tai pyytää tietojenne käsittelyn rajoittamista sekä tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä Teillä on oikeus myös vastustaa itseenne kohdistuvaa profilointia ja muita käsittelytoimia silloin, kun tietojen käsittelemisen perusteena on meidän välisemme asiakassuhde. Vaatimuksenne yhteydessä Teidän tulee yksilöidä se erityinen tilanne, johon perustuen vastustatte käsittelyä. Me voimme kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröitynä Teillä on myös oikeus milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä, mukaan lukien profilointia niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

 

10. Kehen voitte olla yhteydessä?

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

 

11. Rekisteriselostetta koskevat muutokset

FinEq International Oy varaa oikeuden muuttaa rekisteriselosteen sisältöä ilmoittamatta tästä erikseen rekisteröidylle.

Rekisteröidyn vastuulla on tutustua rekisteriselosteen sisältöön säännöllisesti.